Privacyverklaring

[Bedrijfsnaam], [adres], KvK [nummer], is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens via dit platform. Dat geldt ook als u via uw werkgever of een andere organisatie deelneemt (zie paragraaf 3). Voor vragen over privacy kunt u contact opnemen via [contactadres]. [Functionaris Gegevensbescherming: [naam/contact], indien van toepassing.]

Wij verwerken de volgende gegevens voor de leeromgeving. Naam en e-mailadres zijn nodig om een account aan te maken; zonder die gegevens kunnen wij u geen toegang geven. Bij de start vragen wij ook naar uw ervaring en gewenste studietijd om uw leerpad en studieplan af te stemmen; functie, examendatum en leerdoelen vult u alleen in als u dat wilt. Per categorie:

• Account (naam, e-mailadres, gehasht wachtwoord, eventueel MFA-gegevens): om u toegang te geven en uw account te beveiligen. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
• Profiel en studieplan (ervaring, gewenste studietijd per dag en, als u die invult, functie, examendatum en leerdoelen): om uw leerpad en studieplan af te stemmen. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
• Leer- en voortgangsgegevens (voltooide lessen, antwoorden, oefenresultaten, examenpogingen): om uw voortgang bij te houden en aanbevelingen te doen (zie paragraaf 5). Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
• Organisatielidmaatschap (organisatie, uw rol daarin en toegewezen leerpaden): alleen als u via een organisatie deelneemt; zie paragraaf 3.
• E-mail (inlog- en verificatielinks, uitnodigingen, en — alleen als u dat aanzet — actualiteitenmail): om u te laten inloggen en te informeren. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst; actualiteitenmail op basis van uw toestemming (opt-in, altijd intrekbaar).
• AI-functies (privacycoach, rollenspellen in de simulator en AI-beoordeling van open antwoorden en memo's; alleen de tekst die u zelf invoert): om uitleg en feedback te geven. Voer hier geen echte persoonsgegevens in. Wat er naar onze AI-dienstverlener gaat, staat in paragraaf 4. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
• Betaalgegevens (bij een betaald abonnement): de betaling verloopt via onze betaaldienstverlener; wij bewaren zelf geen volledige betaalgegevens. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
• Statistieken: zie paragraaf 6.

Uw organisatie, bijvoorbeeld uw werkgever, kan u uitnodigen voor de leeromgeving. Een beheerder van die organisatie geeft ons daarvoor uw naam en e-mailadres. Wij maken daarmee een account voor u aan en sturen u een uitnodiging per e-mail. Had u met dat e-mailadres al een account, dan koppelen wij dat account aan de organisatie.

Ook als u zo deelneemt, zijn wij verwerkingsverantwoordelijke voor uw account en uw leergegevens. Wij zijn geen verwerker van uw organisatie: wij bepalen zelf hoe het platform met uw gegevens omgaat.

Uw organisatie ontvangt van ons alleen voortgangsgegevens. De beheerders en managers zien uw naam, e-mailadres en rol, hoeveel lessen u hebt afgerond en hoeveel vragen u hebt beantwoord. Bij een gekoppeld bestaand account tellen daarin ook de lessen en vragen van vóór de koppeling mee. Zij zien niet uw afzonderlijke antwoorden of fouten, uw beheersingsscores, uw examenresultaten of uw gesprekken met de AI-functies. Uw organisatie is als ontvanger zelf verantwoordelijk voor wat zij met deze voortgangsgegevens doet; vragen daarover stelt u aan uw organisatie. Verwijdert u uw account, dan verdwijnt u ook uit het teamoverzicht van uw organisatie.

Grondslag voor het aanmaken van het account op basis van de uitnodiging en voor het verstrekken van de voortgangsgegevens: ons gerechtvaardigd belang en dat van uw organisatie bij het aanbieden en volgen van de training die uw organisatie bij ons afneemt (art. 6, lid 1, sub f AVG).

Voor de AI-functies gebruiken wij de Claude-API van Anthropic. Naar Anthropic gaat alleen wat nodig is om een antwoord te maken:

• Privacycoach: uw vraag of de tekst die u laat beoordelen, de eerdere berichten uit hetzelfde gesprek en passende fragmenten uit onze lesstof;
• Rollenspel in de simulator: uw berichten en het gesprek tot dan toe, samen met de beschrijving van het oefenscenario;
• AI-beoordeling van open antwoorden en memo's: uw antwoord, samen met de vraag, het modelantwoord en de beoordelingscriteria.

Wij sturen daarbij niet uw naam, e-mailadres of accountgegevens mee. Wat u zelf typt of plakt, kan wel persoonsgegevens bevatten; voer daarom geen echte persoonsgegevens of vertrouwelijke informatie in. De inhoud van coach- en rollenspelgesprekken slaan wij zelf niet op; wij registreren alleen dat u de functie hebt gebruikt.

Anthropic treedt hierbij op als onze verwerker (voor klanten in de EER is dat Anthropic Ireland, Limited). De verwerkersovereenkomst van Anthropic maakt deel uit van zijn zakelijke voorwaarden. Volgens die voorwaarden mag Anthropic de gegevens die via de API binnenkomen niet gebruiken om AI-modellen te trainen. Volgens zijn eigen beleid verwijdert Anthropic invoer en uitvoer binnen 30 dagen. Langer bewaren kan als dat nodig is om het gebruiksbeleid van Anthropic te handhaven (markeren de automatische veiligheidssystemen van Anthropic invoer als strijdig met dat beleid, dan tot twee jaar) of als de wet dat vereist.

Anthropic slaat gegevens op in de Verenigde Staten en kan de verwerking ook in andere landen laten plaatsvinden, dus buiten de Europese Economische Ruimte. Voor die doorgifte gelden de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, die in de verwerkersovereenkomst van Anthropic zijn opgenomen. Die overeenkomst staat openbaar op de website van Anthropic; een kopie kunt u ook bij ons opvragen via [contactadres].

Gebruikt u in het rollenspel de microfoonknop, dan zet uw browser uw spraak om in tekst met de spraakherkenning van die browser. Afhankelijk van de browser gebeurt dat op uw apparaat of via de servers van de browsermaker. Wij ontvangen geen geluid, alleen de tekst die u daarna verstuurt.

Om uw leren te sturen, beoordeelt het platform uw antwoorden automatisch. Dat is profilering: een geautomatiseerde inschatting van hoe goed u de stof beheerst. Het gaat om:

• Beheersingsscore per onderwerp: na elk antwoord schuift de score op richting goed of fout. Hoe zeker u was en hoe moeilijk de vraag is, wegen mee. Oefent u een onderwerp een tijd niet, dan daalt de getoonde score (vergeetcurve). Een fout antwoord krijgt automatisch een fouttype, zoals ‘te snel’ of ‘begripsverwarring’; dat kunt u zelf aanpassen.
• Aanbevelingen en studieplan: op het dashboard stellen wij een volgende stap voor, zoals flashcards herhalen, uw zwakste onderwerp oefenen of de volgende les maken. Uw studieplan volgt uit uw examendatum, uw studietijd per dag en uw voortgang.
• Examenbereidheid: een score van 0 tot 100, opgebouwd uit uw beheersing (45%), uw beste proefexamen van de laatste 60 dagen (25%), de dekking van de examenstof (20%) en het aantal geoefende examenvragen (10%). Zonder proefexamen blijft de score maximaal 70. Het dashboard toont hoe de score is opgebouwd.
• Nakijken: gesloten vragen worden automatisch nagekeken met de antwoordsleutel. Haalt u de slaaggrens van een proefexamen, dan krijgt u een badge en een certificaat van het platform. Open antwoorden en memo's beoordeelt u zelf met het modelantwoord; vraagt u een AI-beoordeling, dan vult die uw zelfbeoordeling alleen voor in en kunt u die aanpassen.

Wij nemen hiermee geen besluiten die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten en waaraan voor u rechtsgevolgen of vergelijkbare aanmerkelijke gevolgen verbonden zijn (art. 22 AVG). De scores en aanbevelingen dienen alleen uw eigen leren: ze bepalen niet uw toegang tot het platform of uw abonnement, en uw organisatie krijgt ze niet te zien (zie paragraaf 3). Badges en certificaten zijn leerresultaten binnen het platform en geen officiële certificering. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.

Wij houden gepseudonimiseerde gebruiksstatistieken bij om het platform te verbeteren en te beveiligen. Dit gebeurt met eigen, first-party software op onze eigen server — er worden geen gegevens gedeeld met derden en er wordt geen gebruik gemaakt van analyse-cookies, trackingpixels of vergelijkbare technieken.

Van een beperkt aantal functionele gebeurtenissen (bijvoorbeeld: registratie, e-mailbevestiging, het afronden van een les of een proefexamen) leggen wij vast: een gepseudonimiseerde accountaanduiding (een met een geheime sleutel berekende hashwaarde (HMAC) van uw account-identificatie; wij herleiden hier niet uw naam of e-mailadres uit), de naam van de gebeurtenis met enkele niet-identificerende kenmerken, en het tijdstip.

Wij verwerken hierbij géén IP-adres, géén browser- of apparaatgegevens en stellen geen individuele profielen op. Omdat de gegevens gepseudonimiseerd zijn, blijven het persoonsgegevens; wij verwerken ze op grondslag van ons gerechtvaardigd belang (art. 6, lid 1, sub f AVG) bij een goed werkend en veilig platform, waarbij wij de verwerking bewust tot een minimum beperken.

Voor zoekstatistieken gebruiken wij Google Search Console. Deze dienst toont ons hoe onze pagina's in de Google-zoekresultaten presteren; er worden hierbij geen bezoekers op onze website gevolgd en geen cookies bij u geplaatst.

Wij gebruiken uitsluitend functionele cookies en browseropslag: een inlogcookie die u ingelogd houdt (maximaal 30 dagen geldig), een tijdelijke cookie tijdens het inloggen met tweestapsverificatie (5 minuten), lokale opslag van uw weergavekeuze (licht of donker) en van flashcard-beoordelingen die nog niet konden worden verzonden, een cache van eerder bezochte pagina's zodat u die ook offline kunt lezen, en een tijdelijke technische markering bij het laden van een nieuwe versie. Deze opslag is noodzakelijk voor de werking van de dienst en valt daarmee buiten de toestemmingsplicht. Wij plaatsen geen tracking- of advertentiecookies.

Wij verstrekken uw gegevens niet aan derden voor hun eigen doeleinden, behalve als de wet ons daartoe verplicht en in deze gevallen: neemt u deel via een organisatieaccount, dan ontvangt die organisatie uw voortgangsgegevens zoals beschreven in paragraaf 3; bij een betaald abonnement verwerkt onze betaaldienstverlener uw betaling als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke.

Voor de uitvoering van de dienst schakelen wij verwerkers in, met wie wij verwerkersovereenkomsten sluiten:

• een hostingpartij voor onze server (binnen de EU);
• een e-maildienst voor het versturen van systeem- en inlogmails;
• Anthropic voor de AI-functies (zie paragraaf 4).

[Specificeer hier de hostingpartij en de e-maildienst en, waar van toepassing, doorgiftewaarborgen.]

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan nodig. Account- en leergegevens bewaren wij zolang u een account heeft; na verwijdering van uw account worden deze verwijderd. Regels in het beveiligingslog uit paragraaf 11 blijven bestaan, maar worden losgekoppeld van uw account. De gepseudonimiseerde statistiekgebeurtenissen worden automatisch verwijderd na circa 14 maanden, en bij verwijdering van uw account worden de bijbehorende gebeurtenissen direct gewist. De inhoud van coach- en rollenspelgesprekken en de toelichting bij een AI-beoordeling bewaren wij niet; uw open antwoorden en memo's zelf bewaren wij als leergegevens. Voor de bewaartermijn bij Anthropic zie paragraaf 4.

Wij maken dagelijks een back-up van de database op onze eigen server. Back-ups die ouder zijn dan 14 dagen, worden bij de dagelijkse back-up automatisch verwijderd. Verwijdert u uw account, dan verdwijnen uw gegevens daardoor uiterlijk ruim twee weken later ook uit de back-ups.

U heeft recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking en overdraagbaarheid van uw gegevens, en het recht bezwaar te maken.

Tegen verwerkingen die wij op ons gerechtvaardigd belang baseren (deelname via een organisatie uit paragraaf 3, de statistieken uit paragraaf 6 en de beveiligingsmaatregelen uit paragraaf 11) kunt u bezwaar maken vanwege uw specifieke situatie. Een gegeven toestemming, zoals voor de actualiteitenmail, kunt u altijd intrekken; de verwerking van vóór de intrekking blijft dan rechtmatig.

In uw instellingen kunt u uw gegevens exporteren en uw account (met alle bijbehorende gegevens, inclusief de gepseudonimiseerde statistieken) verwijderen. Voor overige verzoeken kunt u contact opnemen via [contactadres].

Bent u het niet eens met hoe wij met uw gegevens omgaan, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder hashing van wachtwoorden en versleuteling van gevoelige velden, verplichte HTTPS, een strikt beveiligingsbeleid voor het uitvoeren van scripts (Content Security Policy) en optionele tweestapsverificatie.

Om misbruik te voorkomen gebruiken wij bij registreren en inloggen uw IP-adres tijdelijk, los van uw account, om het aantal pogingen te begrenzen. Daarnaast houden wij een log bij van acties in uw account, zoals inloggen, wijzigingen in uw instellingen en het afronden van lessen en examens, zonder de inhoud van uw antwoorden of gesprekken. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij een veilig en goed werkend platform (art. 6, lid 1, sub f AVG). [Vul de bewaartermijn van dit log in.]

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. Gaan wij uw gegevens voor een nieuw doel gebruiken of met nieuwe ontvangers delen, dan informeren wij u daar vooraf actief over, bijvoorbeeld per e-mail of met een melding in het platform. De datum bovenaan geeft de laatste wijziging aan. Eerdere versies van deze verklaring kunt u opvragen via [contactadres].